Впровадження BAS Комплексне управління підприємством
Поточний статус
Що ми робимо і навіщо
Перехід з УТП + Excel + EDIN вручну (де реальних залишків ніколи немає, ціни перераховуються менеджером під кожне замовлення, дані в EDIN заносяться руками, податкові накладні реєструються по одній) — на сучасну систему обліку BAS КУП. Результат: залишки видно одразу й у реальному часі, контроль свіжості (FRESH) на кожній партії, ціноутворення від цільової маржі автоматично, інтеграція з мережами через EDIN, пакетна робота з податковими накладними, повноцінні управлінські звіти для керівництва.
Стан до та після
Як зараз · УТП + Excel + EDIN вручну
- Замовлення менеджер пише в Excel, відправляє складу email
- Облік залишків — постфактум після збірки, ніколи не реальний
- З рітейлом — внесення даних в EDIN вручну, без автоматичного обміну
- Податкові накладні реєструються по одній вручну у M.E.Doc
- Кожна ціна в замовленні перераховується вручну для контролю маржинальності і узгоджується
- Свіжість партій (FRESH) ніяк не контролюється
- Термінали збору даних на складі стоять без використання
- Звіти для керівництва (прибутки/збитки, баланс, рух коштів) — в обмеженому вигляді
Що буде · BAS КУП
- Менеджер створює замовлення прямо у системі — склад бачить онлайн
- Залишки на складі видно одразу, у реальному часі
- EDIN-обмін з мережами автоматизований (АТБ, Сільпо, Метро та інші)
- Податкові накладні формуються пакетно у BAS → автоматизована подача у M.E.Doc
- Ціна рахується від потрібної маржі автоматично (штатний механізм BAS — підтверджено)
- FRESH-контроль на кожній партії (штатний звіт BAS — підтверджено)
- Термінали збору даних = робоче місце комірника
- Повноцінні управлінські звіти для керівництва
Календарний план
| Фаза |
т.1т.2т.3т.4т.5т.6т.7т.8т.9т.10т.11т.12т.13т.14т.15т.16т.17т.18
|
|---|---|
| Передпроєктне обстеження16.06 – 29.06 · 2 тиж | |
| Інсталяція23.06 – 29.06 · 1 тиж | |
| Моделювання типового30.06 – 20.07 · 3 тиж | |
| Довідники + ціни21.07 – 27.07 · 1 тиж | |
| Інтеграції + ТЗД + друк.форми28.07 – 28.09 · 9 тиж (паралельно з 5–6) | |
| Тренінг + перенесення залишків21.07 – 17.08 · 4 тиж (паралельно з 4) | |
| Дослідна експлуатація18.08 – 14.09 · 4 тиж | |
| Промислова + гарантія15.09 – 12.10 · 4 тиж |
Що робимо
- Інтерв'ю з власником, бухгалтерією, фінансовим, продажами, складом, ІТ
- Виїзд або Zoom-сесія з командою у Дніпрі
- Збір артефактів: Excel-шаблони, друковані форми, договори з мережами
- Опис бізнес-процесів TO-BE
- Уточнення моделі «Партнер і Контрагент» — потрібен один рівень чи два
На виході
- Підписане Технічне завдання
- Реєстр ризиків і календарний план з відповідальними
Що робимо
- Інсталяція BAS КУП на серверне середовище Замовника
- Інсталяція BAS Бухгалтерія (окрема база)
- Облікова політика, курси валют, валюти управлінського обліку
На виході
- Працююче середовище для подальших робіт
Що робимо
- Прокатати на тестовій базі повний цикл: замовлення → відбір → відвантаження → накладна → ПН
- Перевірити FRESH-звіт на реальних партіях
- Перевірити формулу маржі на реальних SKU
- Перевірити управлінські звіти на тестових даних
- Демонстрація Замовнику + узгодження що залишити «як є», що доробити
На виході
- Перелік необхідних доопрацювань з пріоритетами
- Протокол демонстрації типового функціоналу
- Узгоджений перелік для Фази 4 (точкові доопрацювання)
Що робимо
- Імпорт 99 SKU з каталогу + класифікація на види номенклатури
- Партії з датами виготовлення, упаковки (палет / коробка / ящик / шт / кг)
- Контрагенти (за результатами Фази 0 — опційно через Партнерів)
- Договори, склади, підрозділи
- Налаштування виду ціни «Маржа N%» з кратністю 0.6
На виході
- Повністю заповнений довідник номенклатури і контрагентів
- Робоча формула «Маржа N%» перевірена на прикладах
Що робимо
- EDIN: реєстрація → мапінг GLN/штрих-кодів → тестовий цикл на 1 мережі → підключення наступних
- M.E.Doc: пакетне формування ПН/РК у BAS + регламентне завдання перевірки статусу
- Банк-клієнти: імпорт виписок + експорт платіжок
- Термінали збору даних: робоче місце комірника на ТЗД, тестування на 1–2 пристроях
- Доопрацювання друкованих форм під вимоги мереж
- Точкові доопрацювання з переліку Фази 2
- Налаштування одностороннього обміну BAS КУП → BAS Бухгалтерія через універсальний формат (EnterpriseData) + правила конвертації
На виході
- EDIN-обмін мінімум з 1 мережею у проді
- Пакетна реєстрація ПН/РК через M.E.Doc
- Інтеграція з банком №1
- ТЗД працюють на складі
- Друковані форми під мережі готові
- Робочий обмін з BAS Бухгалтерія
Що робимо
- Тренінги по ролях: менеджери, комірники Київ, бухгалтерія, керівництво
- Налаштування користувачів, ролей і профілів доступу (за реальною структурою команди)
- Перенесення залишків у систему на дату старту (інвентаризацію виконує Замовник)
- Перенесення взаєморозрахунків
На виході
- Акти проведення тренінгів
- Залишки перенесено
Що робимо
- Робота на реальному трафіку з підтримкою Виконавця
- Гаряча лінія: 8 годин/день у будні
- Щотижневі sync-зустрічі з командою Замовника
- Реєстр зауважень → виправлення з пріоритетом
На виході
- Реєстр зауважень з відмітками вирішення
Що робимо
- УТП виводиться з експлуатації (архів read-only)
- Гарантійний супровід — реакція на питання, доопрацювання дрібних зауважень
- Передача документації Замовнику
На виході
- Договір супроводу на наступний період (за згодою)
Схема взаємодії систем
FRESH-партії · Маржинальні ціни · Звіти
Партнер ↔ Контрагент (за потреби)
Окрема база. Односторонній обмін: КУП → Бухгалтерія
Ключові методології
FFRESH-контроль партій
Свіжість товару вимірюється у відсотках залишку строку придатності. Чим менше днів минуло від дати виготовлення відносно загального терміну — тим вище відсоток. Мережі рітейлу (АТБ, Сільпо, Auchan) приймають товар з відсотком зазвичай не нижче 67% від загального терміну — це індустрійна практика MLOR (Minimum Life On Receipt — мінімальний залишковий термін при прийманні), описана у академічних дослідженнях ланцюгів постачання харчових продуктів.
Сам розрахунок відсотка вже існує штатно у BAS КУП — звіт «Залишки товарів за строками придатності» з колонкою «Залишок строку придатності, %». Нам залишається налаштувати пороги статусу і кольорову індикацію для зручності складу і менеджерів.
ММаржинальне ціноутворення
Замість «накинути націнку 25% на собівартість» — ціна рахується так, щоб фактична маржа дорівнювала тій, яку планує комерційний відділ. Це різні математичні підходи: при націнці 25% маржа фактично 20%, при цільовій маржі 25% ціна вища на ~8 грн з 100.
Базою для розрахунку є не просто закупівельна ціна, а собівартість з додатковими витратами (логістика з ЄС, мито, страхування). Округлення цін — за кратністю 0.6, щоб ПДВ виходив без копійчаних «хвостів». Прайс перераховується на початок кожного дня.
ППартнер і Контрагент — питання до Замовника
BAS КУП підтримує дві сутності: Партнер (мережа/група) і Контрагент (юр.особа з реквізитами). Один Партнер може мати кілька Контрагентів — наприклад, коли мережа закуповує через різні юр.особи (Сільпо-Центр, Сільпо-Захід тощо).
У звітах це дозволяє згорнути аналіз до Партнера (загальні обороти, валовий прибуток по мережі) або розгорнути до Контрагента (документи, борги, ПН по конкретній юр.особі). Це гнучко, але не завжди потрібно — для простішого випадку достатньо лише Контрагентів.
АОкрема база бухгалтерії + обмін
Бухгалтерський облік ведеться в окремій базі BAS Бухгалтерія. Оперативний контур КУП лишається «чистим» для складу, продажів, партій і управлінських звітів, а бухгалтерія працює у звичному середовищі без зайвої операційної деталізації.
Обмін односторонній, КУП → Бухгалтерія: реалізації, надходження, повернення, замовлення (як рахунки на оплату), взаєморозрахунки. Реалізується через універсальний формат BAS (EnterpriseData) з налаштуванням правил конвертації — у Фазі 4 «Інтеграції».